Evitar los ladrones de energía y de tiempo
agosto 15, 2013 Deja un comentario
En estos últimos meses vengo observando que hay muchas personas muy capacitadas y con gran empuje que se encuentran encalladas, sin motivación, sin fuerza, con sensación de estar perdiendo el tiempo.
Encontré estos artículos por internet que creo que les ayudarán a entender que muchas veces el problema estriba en la mala gestión de la energía y el tiempo.
Pasar muchas horas con personas o actividades que nos desgastan física, mental y emocionalmente, hace que luego no tengamos energía para las cosas realmente importantes.
Lo ideal sería hacer una lista por la noche de todo lo que hemos hecho durante el día y darnos cuenta en qué hemos gastado nuestro tiempo, luego hacer una lista para el día siguiente con todo lo que queremos hacer e intentar hacer al menos dos apartados de esa lista. De esa forma sentiremos que vamos mejorando.
Al revisar por la noche nos sentiremos más conscientes y menos culpables. Y así progresar cada día un poco. Dejando poco a poco menos tiempo para esas situaciones o personas que nos roban el tiempo y la energía. Y cada vez más tiempo a lo que nos hace progresar, evolucionar y sentirnos mejor.
Una excelente forma de hacer tu lista es clasificando cada actividad entre importante y urgente.
Yo utilizo un cuadro que te pongo más abajo.
¿Empezamos hoy mismo? ♥♥♥
LOS 10 LADRONES DE TU ENERGÍA …….
1- Deja ir a personas que sólo llegan para compartir quejas, problemas, historias desastrosas, miedo y juicio de los demás. Si alguien busca un cubo para echar su basura, procura que no sea en tu mente. Evita los vampiros energéticos.
2- Enfrenta las situaciones y relaciones tóxicas que estás tolerando, desde rescatar a un amigo o a un familiar, hasta tolerar acciones negativas de una pareja; y toma la acción necesaria. Resignarte a una situación y sentirte que no tienes control, sólo conseguirá drenarte.
3- Acepta. No es resignación, pero nada te hace perder más energía que el resistir y pelear contra una situación que no puedes cambiar. Entregar a la ley divina, siempre puedes elegir tu camino y fluir sin apegos hasta llegar a tu orilla a salvo.
4- Perdona, deja ir una situación que te esté causando dolor, siempre puedes elegir dejar el dolor del recuerdo.
5- Cumple tus promesas. Si no has cumplido, pregúntate por qué tienes resistencia. Siempre tienes derecho a cambiar de opinión, a disculparte, a compensar, a renegociar y a ofrecer otra alternativa hacia una promesa no cumplida; aunque no como costumbre. La forma más fácil de evitar el no cumplir con algo que no quieres hacer, es decir NO desde el principio.
6- Paga tus cuentas a tiempo. Al mismo tiempo cobra a quién te debe o elige dejarlo ir, si ya es imposible cobrarle. Las deudas no caducan con el tiempo, aunque la ley te proteja; sé responsable, es mejor hacer un plazo de céntimo a céntimo, que perder tu preciada energía y tu palabra.
7- Elimina en lo posible y delega aquellas tareas que no prefieres hacer y dedica tu tiempo a hacer las que sí disfrutas. Aunque no debes de huir de responsabilidades y no todo el tiempo es factible, muchas veces por puro control o por no darnos el permiso, seguimos perdiendo tiempo en nimiedades y abandonando lo verdaderamente significante en nuestras vidas.
8- Da prioridad a tu salud, sin la maquinaria de tu cuerpo trabajando al máximo, no puedes hacer mucho. Toma sol por las tardes, medita, respira, báñate en el mar, haz ejercicio en la naturaleza, escucha tu cuerpo y elimina las toxinas. Haz una cita médica y mira si te faltan minerales o vitaminas. Aliméntate con comidas orgánicas (sin pesticidas) y frescas; trabaja en la prevención para evitar la crisis de una enfermedad (un aviso un cuerpo sin energía).
9- Date permiso para descansar si estás en un momento que lo necesitas y date permiso para actuar si estás en un momento de oportunidad. La naturaleza, tiene ritmos y tu vida también. No actuar en el momento erróneo te quita energía y no parar cuando lo necesitas, también.
10- Tira, recoge y organiza, nada te toma más energía que un espacio desordenado y lleno de cosas del pasado que ya no necesitas. Uno por uno, toma cada papel, cada recuerdo y hasta cada sueño y elige.
Estar conectados al Universo y todo su amor es la fuente más grande de energía.
Mientras que los miedos, el rencor y la ira son los bloqueadores más frecuentes.
Enfócate en el presente. Vivir en el pasado o vivir en el futuro, solo te drenan del presente.
Recuerda que tienes una fortuna, te han regalado una cuenta con latidos de vida, úsalos con conciencia, no los desperdicies y serás feliz, latido por latido
Video Los siete hábitos de la gente altamente efectiva.
Visual y magnífico ejemplo. Las piedras grandes son las cosas importantes y la arena lo que no lo es. ¿Dónde ponemos las piedras grandes? En el fondo y luego recubrimos de arena. Si lo hacemos al revés, primero llenamos el recipiente de arena, las piedras no caben. Es decir que lo superfluo no deja sitio para lo importante
“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”. Victor Hugo
¿Qué te está robando tiempo y energía?
Cuando la energía personal se dispersa, el camino hacia tus sueños se hace más cuesta arriba y las dificultades se multiplican. Las dos preguntas básicas que necesitas hacerte cuando estás enfocado en el proceso son las siguientes: ¿Qué acciones, sucesos o personas te roban energía? y ¿qué acciones, sucesos o personas te aportan energía?.
¿Qué acciones, sucesos o personas te roban energía?
En muchas ocasiones, se trata de situaciones o hechos que suceden alrededor de aquello que es realmente importante para ti. Es imprescindible detectar qué o quién consume tu energía para poder cerrar ese asunto, o bien, decidir abandonarlo porque resulta infructuoso o innecesario en ese momento.
Diferenciar qué es realmente importante y qué es urgente. Realmente hay ocasiones que se convierten en urgentes porque faltó darles espacio y tiempo para realizarse de forma planificada y proactiva. Otras son realmente urgencias que necesitan una respuesta inmediata. Y también existen una buena lista de cosas que sin ser urgentes son tratadas como tal y se les da total atención. Estas últimas consumen gran cantidad de energía que, por otra parte, te aleja de tus propósitos principales.
A veces, son personas las que producen esa sensación de falta energética. Estoy haciendo referencia en este punto a aquellas personas que insisten en decirte lo difícil que está la situación, que no podrás lograrlo o que eso es imposible.
Detecta estas pérdidas para subsanarlas, así podrás concentrarte en lo realmente importante, dar pasos hacia donde quieres llegar.
¿Qué acciones, sucesos o personas te aportan energía?
Al mismo tiempo, hay otras acciones que ayudan a recorrer ese camino de manera más ligera o que suponen pasos de acercamiento a tus metas. Personas que te pueden apoyar y animar, aportándote ejemplos de éxito.
Proactividad y planificación te permitirán precisamente darte espacio para ir consiguiendo tus objetivos sin necesidad de apagar fuegos continuamente. Esto último es una de las situaciones que más desgastan y con el tiempo son fuente de la falta de motivación.
Por otro lado, busca actividades que te ayuden a mantener esa motivación. Para algunos basta con hacer ejercicio, salir al campo, compartir tareas, cambiar hábitos. Encuentra qué te pone las pilas y procura incluirlo en tu día a día. De la misma manera, mantén a tu alrededor personas con tu mismo enfoque y que, a su vez, también recargan su energía.
Cuanta más energía personal esté presente en un proyecto más posibilidades de éxito. Revisa dónde va la tuya.
Estoy bloqueada, ¿qué hago?
“La mayoría de las personas gastan más tiempo y energías en hablar de los problemas que en afrontarlos.” Henry Ford.
El bloqueo es algo natural. Nadie podrá decir que jamás lo ha sentido. Existen momentos en la vida en que uno tiene destinado cierto tiempo para realizar algunas actividades pero no termina haciéndolas. Al no poder hacer lo que teníamos pensado hacer, es probable que se genere algo de inconformidad o quizás una especie de intolerancia, frustración.
Los bloqueos existen y los improvistos también. Si uno está «agendando» muchas cosas para hacer en un día y sólo puede hacer pocas, no se saca nada con enfadarse, angustiarse o darse con el látigo. Entonces ¿qué pasa si me bloqueo? ¿Qué pasa si no puedo hacer todo lo que me propuse hacer?
Simplemente toca reorganizar la agenda y priorizar los eventos en más importantes y en más urgentes tal y como explicamos más abajo. Escribir una lista de las cosas pendientes y organizarlas en estas prioridades. Sólo es cuestión de hacerlo y se sentirá cada vez mejor.
Urgente Versus Importante
Todos nosotros alguna vez nos hemos visto perjudicados por no actuar a tiempo con respecto a un compromiso. Estos momentos no muy gratos se pueden deber a muchos factores: Una mala planificación de la actividad, la saturación o sobrecarga de pendientes, la aparición de un tema mucho más urgente, el olvido o la negligencia al respecto de una responsabilidad, algún evento fortuito, desorganización, ….
Algunos de estos factores escapan de nuestro control, lo que implica que probablemente vayamos a sufrir situaciones parecidas en el futuro. Debemos aprender a atacar estos momentos de manera correcta.
¿Por qué estamos entregando las cosas al límite del tiempo comprometido? ¿Por qué acostumbrarnos a “correr” con los compromisos?, ¿Nos afecta esto?
Este tipo de situaciones son muy peligrosas para la salud laboral y personal.
«Valore su tiempo y hágase dueño de él» es una de las diez claves que propone Javier Carril en su libro Zen coaching (2008)
Una mala gestión, nos llevará a pérdidas de tiempo que nos provocarán estrés y falta de concentración, para lo cual habrá que dejar atrás el funcionamiento por impulsos y crearse un método de trabajo y organización.
Para crear un método de trabajo que nos ayude a gestionar eficazmente nuestro tiempo hay que seguir tres pasos:
1. Definir objetivos realistas, priorizarlos y temporalizarlos.
2. Identificar y clasificar las actividades en función de los objetivos.
3. Identificar los puntos principales de pérdida de tiempo.
Para elaborar el segundo punto hay que tener muy clara la diferencia entre Importante y Urgente, para asignar el tiempo y el momento adecuado para cada tarea.
¿Cuántas veces nos hemos pasado horas realizando tareas que creemos que son importantes pero que en realidad son urgentes? Y ¿Cuántas veces hemos estado ocupados realizando tareas que creemos que eran urgentes cuando realmente no lo eran?
En función de ambos conceptos se puede dibujar la siguiente tabla que encontramos en el Best Seller «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» de Stephen Covey “El cuadrante de lo urgente versus lo importante”.
Este cuadrante nos permitirá analizar de manera gráfica las situaciones a las que nos vemos expuestos y cómo poder ser más eficientes al respecto.
¿Qué es urgente y qué es importante?
Definamos primero lo que es urgente e importante para nosotros:
Urgente: Aquello que necesita de nuestra atención inmediata, algo que no puede esperar hasta mañana ya que, de no hacerse así, posiblemente ya no pueda realizarse o no tenga sentido alguno llevarla a cabo luego. Te sientes presionado (reaccionas) ante una tarea urgente. Necesita de una acción inminente y muchas veces complace más a otros que a nosotros mismos. Siempre tiene una fecha límite o inmediata.
Importante: que son aquellos asuntos cuya repercusión afecta más a nuestras metas a largo plazo, a lo que de verdad es significativo y valioso para nosotros, pero que como no suelen ser urgentes, no les prestamos toda la atención que requieren, lo que puede llevar a que con el tiempo, también se conviertan en urgentes. Algo que, de hacerlo, te acerca más a donde quieres llegar y a mantener control de la situación. Por ejemplo, mantener una buena forma física y comer de forma saludable son importantes.
Resulta verdaderamente sorprendente observar como confundimos estos dos conceptos.
En resumen: Lo importante está relacionado con el logro de los objetivos, lo urgente con el factor tiempo.
Aquí te dejo el cuadro urgente versus importante con un resumen para que entiendas qué situaciones entran en cada uno de los supósitos.
El cuadrante I (Urgente e importante) es aquél que probablemente nos consuma más tiempo y no nos demos cuenta de ello. Requiere una atención inmediata para poder seguir adelante, “ya mismo”. Cumplir con una fecha límite que alguien impuso. Es en el que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia.
Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: Algunas actividades son importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas acuciantes, proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc.
Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Es por eso que terminamos haciendo largas y extenuantes jornadas de trabajo. ¿Hacemos cosas importantes? Sí. Sin embargo, son generalmente cosas que pudimos haber cerrado con tiempo y de mejor manera.
Covey habla de la «adicción a la urgencia», y plantea cómo el andar corriendo de aquí para allá hace que muchas personas sientan el placer de la adrenalina, de la jornada que nos deja lengua afuera y sin embargo con una sensación adictiva…La urgencia se convierte así en una especie de droga, que nos puede hacer sentir más plenos, y que nos oculta la falta de tiempo para dedicarnos a lo que realmente nos importa o haría sentir bien… Más corremos tras las urgencias, más nos alejamos de nuestras propias necesidades.
Cuanto más nos centramos en éste cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen de maniobra.
La persona que siempre actúa en este cuadrante es adicta a la urgencia. Le gusta dejar las cosas para después hasta que se convierte en una crisis. Pero le gusta así porque, dejar todo para último momento le da un sentido de urgencia. De hecho, siente que su mente no funciona hasta que hay una emergencia. Le encanta la presión. Planificar anticipadamente es algo que no tiene sentido porque podría acabar con la emoción de hacer todo a último momento.
Estar aquí continuamente nos lleva a Stress, Cansancio y Agotamiento. El estrés es tu medio natural, te encuentras agotado física y mentalmente. Vas poniendo parches para ir tirando, te falta tiempo para terminar todo lo que tienes entre manos. Necesitas hacer lo que tienes que hacer ahora o ahora. No puedes dejarlo para después.
El cuadrante II (Importante y No Urgente) es aquel en el que nos conviene situar la mayoría de nuestras actividades, dado que estaremos seguros que orientamos nuestro tiempo a acciones que son importantes (agregan valor) y que son estratégicas más que operativas.
Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje a mejorar el futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Es el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras capacidades de ejecución.. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc.
Aquí estás en control de la situación. Vives en equilibrio. Planificas bien. Te cuidas: tu alimentación, forma física, salud mental. Cuidas de tu vida social: amigos, pareja, familia. Estudias y te preparas con material de distintas fuentes. Dominas la materia. Y también llevas a cabo tareas de introspección, es decir, que te preocupas por analizarte con frecuencia y ver qué es lo que estás haciendo bien para seguir con ello y qué no haces bien para arreglarlo.
Tienes autocontrol, ves las cosas desde una perspectiva global que te permite anticiparte en muchas ocasiones. Cuando surgen crisis, que son las menos, estás preparado para resolverlas.
Llevas una vida equilibrada en la que no hay estrés. Todo ocurre de forma natural. Apartas tiempo para ejercitarte y renovarte. Das la correcta prioridad a las cosas y dices “no” a lo que te perjudica o va en contra de tus principios y objetivos. aun si esto significa dejar para después otras cosas. Te resistes a la presión de tus compañeros, por eso, ellos te suelen respetar. Eres respetuoso con tu entorno.
Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Ligado a la misión y a sus metas. No conlleva el sentido del “ahora”. Dedicarle el tiempo necesario a este apartado nos lleva a la total eficiencia.
El cuadrante III (Urgente y No Importante) es aquél que aglomera actividades que no agregan valor ni se orientan al logro de nuestros objetivos y sin embargo requieren de nuestra atención inmediata debido a su naturaleza repentina y urgente. El cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo ( a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I)
En general, representan deseos, necesidades prioridades y expectativas de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes I y IV. Pueden ser importantes para otras personas, pero no para nosotros, no están relacionados con nuestra misión.
Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Cosas a las que te gustaría negarte, pero no puedes porque temes ofender a alguien. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.
Reina la distracción. Las interrupciones ocurren a menudo y son ineludibles Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes urgentes, Un ejemplo de este cuadrante viene con una frase habitual: «Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto»
Estar continuamente aquí sólo nos enfoca en el corto plazo y en los intereses de los demás y no los propios.
Seguramente te cuesta mucho trabajo decir no a cualquier persona o cosa. Pones tanto empeño en agradar a los demás que generalmente terminas sin agradar a nadie, incluyéndose a tí mismo. Con frecuencia te pliegas a la presión de tus compañeros porque te gusta ser popular y no quieres quedarte solo.
Todos tenemos un poco de estos problemas en nuestro interior, pero no logramos mucho diciéndole sí a todos y nunca nos concentramos en lo importante. Acabamos con reputación de querer complacer a todos, falta de disciplina y sentir que eres la alfombra de todos.
El cuadrante IV (No urgente y No importante) es, probablemente, el peor cuadrante en el que podemos situarnos, es el cuadrante de la pérdida de tiempo. No hay control. En esta zona se ubican actividades que no agregan valor, que no conducen a los objetivos y que sólo se convierten en quitatiempos. Es a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como leer correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones y reuniones intrascendentes, discusiones inútiles, jugar con el mobil, navegar en Internet, mirar programas de televisión que no te puedes perder, telebasura, partida en grupo con el videojuego del momento. Mirar el email cada vez que recibes un mensaje nuevo, enviar rápidamente un mensaje de spam diciéndote que o lo envías rápidamente a 100 amigos tuyos o el mundo se acaba en 5 minutos, … En definitiva tiempo perdido.
No te preocupas por las consecuencias de lo que haces o de lo que no haces. Estás fuera de control aunque no te des cuenta. Haces precisamente lo que no te ayuda a conseguir tus objetivos. Lo que te aleja de ellos.
Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
Estar continuamente aquí nos lleva al fracaso rotundo, falta de responsabilidad, culpabilidad, fragilidad. Todo te gusta en exceso: demasiada televisión, dormir demasiado, juegos de video, o demasiado internet. Eres un flojo profesional. El trabajo o la escuela es lo último que le importa. Ir al cine, chatear en internet, o simplemente deambular en la calle con sus amigos (tan flojos como él) es su estilo de vida.
Realizar algunas de las actividades que he mencionado anteriormente no quiere decir que sea malo, pero cuando se realizan en exceso, y dejas de lado todas tus actividades importantes, sí acaban siendo realmente malas.
Ley de Pareto (20/80)
Además, la ley de Pareto (20/80), también nos permitirá ayudar a clasificar nuestras actividades. Según esta ley, en el grupo de actividades A, el 20% de estas serán las más importantes y las que más influyan en nuestros objetivos (80%).
En el grupo B tendremos tareas que son necesarias para la consecución de objetivos pero con una incidendia más baja en la consecución de objetivos. Y en el tercer grupo tenemos las tareas que pueden ser pospuestas, ya que tienen una menor incidencia sobre los resultados.
El 20% de los problemas afectan al 80% de los resultados, o lo que es lo mismo: El 80% de los problemas sólo afectan al 20% de los resultados.
Por lo mismo necesitas saber a qué debes enfocar los esfuerzos, a lo que te va a permitir llegar al resultado deseado.
Siempre puedes delegar lo que no puedes hacer o te roba demasiado tiempo.
Es inevitable que todo aquello que no sabes hacer, o bien crees que no te aporta valor, decidas que lo realice otra persona, tanto en lo personal como en lo profesional.
¿Quién no ha pensado alguna vez en externalizar las labores de limpieza de su casa tanto por falta de tiempo como por afinidad? ¿Qué empresa no decide externalizar los asuntos fiscales y jurídicos?
Como respuesta a estas preguntas surge la figura de los proveedores.
¿En qué cuadrante debo pasar más tiempo?
¿En cuál de los cuatro cuadrantes tengo que focalizarme? ¿a cuál de ellos debo dirigirme y poner mi mayor esfuerzo y energía?
Muchos responderán el cuadrante I, ya que podemos pensar que lo importante y urgente es lo que manda.
Pero, ¿Qué ocurre si nos focalizamos en el cuadrante I? La respuesta es fácil; estaríamos continuamente realizando las tareas bajo presión, tensión y stress (apagando fuego en todo momento).
Si por el contrario, nos centramos en el cuadrante II la situación es distinta ya que podemos realizar las tareas importantes, las que nos ayudaran a conseguir nuestros objetivos, con tiempo suficiente, de forma planificada y tranquila.
Casi puedo escucharles decir: “Que por su trabajo todo es muy importante y muy urgente”
La realidad es que no todas las tareas se pueden planificar o programar, pero sí vale la pena esforzarnos al máximo en potenciar, las tareas importantes y no las urgentes.
Existe una creencia errónea que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas «exitosas» que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.
El éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de atender lo urgente.
Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.
Cabe decir que pasamos algo de tiempo en cada cuadrante, la clave es pasar tanto tiempo como sea posible en el II.
Y el único modo de pasar más tiempo allí es reducir la cantidad de tiempo que pasas en los demás cuadrantes.
¿Cómo saber cuando algo es urgente o importante?
Diferenciarlo es clave ya que allí radica la base de nuestra administración efectiva del tiempo
Te recuerdo lo que decíamos más arriba.
Urgente: Aquello que necesita de nuestra atención inmediata, algo que no puede esperar hasta mañana ya que, de no hacerse así, posiblemente ya no pueda realizarse o no tenga sentido alguno llevarla a cabo luego. Te sientes presionado (reaccionas) ante una tarea urgente. Necesita de una acción inminente y muchas veces complace más a otros que a nosotros mismos. Siempre tiene una fecha límite o inmediata.
Importante: que son aquellos asuntos cuya repercusión afecta más a nuestras metas a largo plazo, a lo que de verdad es significativo y valioso para nosotros, pero que como no suelen ser urgentes, no les prestamos toda la atención que requieren, lo que puede llevar a que con el tiempo, también se conviertan en urgentes. Algo que, de hacerlo, te acerca más a donde quieres llegar y a mantener control de la situación. Por ejemplo, mantener una buena forma física y comer de forma saludable son importantes.
Resulta verdaderamente sorprendente observar como confundimos estos dos conceptos.
En resumen: Lo importante está relacionado con el logro de los objetivos, lo urgente con el factor tiempo.
Si no lo tienes claro pregúntate:
¿Lo que hago es solamente para satisfacer a otros?
¿El resultado que busco con lo que hago será inmediato o se verá a largo plazo?
¿Es más importante responder a un mensaje de texto cuando estás manejando o fijar tu atención en la conducción?
¿Qué es más importante? ¿Qué no llegues tarde a buscar a tu hijo a la salida de la escuela o que dejes de mirar el correo electrónico por si hay algo “importante” que tengas que contestar?
Siempre que tengas que ELEGIR piensa dónde te va a llevar tu elección y hazte este tipo de preguntas.
«Hay una lucha constante entre las cosas que son urgentes y entre las cosas que son importantes, y con DEMASIADA frecuencia, las urgentes nos ganan.» Charles Hummel.
Haz tu propio diagrama y estudia qué hiciste y qué vas a hacer
Tras reflexionar sobre ésta matriz, es hora de plantearse algunas preguntas:
¿Dónde pasaste la semana pasada la mayor parte de tu tiempo? ¿En qué cuadrante?
¿Qué cosas importantes no recibieron su tiempo y atención?
¿Cuál es la actividad que sabes que si la desempeñaras con excelencia y sin descanso habría redundado en importantes resultados positivos en su vida personal/profesional?
Y si sabes todo esto ¿Por qué no lo haces?
Por que no son urgentes ni acuciantes. No actúan sobre ti, eres tú el que tiene que actuar sobre ellas. Por ello, es importante recordar: Mantener primero lo primero.
Consigue una agenda y planifica semanalmente.
Sólo necesitas tomar cinco minutos de tu día para planificar los siguientes siete días. Steven Covey, llama las «rocas grandes» a las mini-metas que están vinculadas a tu enunciado de misión y metas a largo plazo.
Otra forma de identificar tus rocas grandes es contemplarlas desde los roles más importantes de tu vida, tales como tu rol de empresario, trabajador, estudiante, amigo, miembro de una familia, y cualquier otra cosa que hagas y que surja con una o dos de las cosas más importantes que quieras hacer en cada rol. Planificar tu vida alrededor de roles te ayudará a mantenerte en equilibrio.
“La persona sabia hace primero aquello que la tonta hace último. Ambas hacen lo mismo, sólo que en diferentes momentos”. Baltasar Gracián.
Deja tu zona de confort, sé valiente y atrévete a cambiar
Hacer que las cosas más importantes sean primero necesita de valentía, y con frecuencia nos hará salir de nuestra zona de comodidad.
Tu zona de comodidad representa cosas con las que estás familiarizado, lugares que conoces, amigos con los que te sientes a gusto, actividades que disfrutas. Tu zona de comodidad está libre de riesgo. No requiere esfuerzos. Dentro de estas fronteras nos sentimos seguros y a salvo.
Mientras que todo aquello que nos hace sentirnos incómodos está en la zona de valentía. En este territorio nos espera la incertidumbre, la presión, el cambio, la posibilidad de fallar. Pero también es el lugar al que debes ir en busca de oportunidades, y el único en donde alcanzarás tu pleno potencial.
Tanto en un trabajo como en un negocio se requiere aprender a decir NO. Necesitas cambiar tu manera de pensar para cambiar tu manera de actuar.
¿Por dónde empiezo?
Primero tendremos que conocer cuales son nuestras auténticas prioridades y objetivos y en base a ello establecer nuestro plan de acciones.
- Definir objetivos realistas, priorizarlos y temporalizarlos.
- Identificar y clasificar las actividades en función de los objetivos.
- Fija una meta para usar una agenda durante un mes. Continúa con tu plan.
- Identifica aquello que te hace perder más tiempo.
- ¿Eres de los que dice sí a todo y a todos? De ser así, ten el valor de decir no en el día de hoy cuando sea lo correcto.
- Piensa en algo en que siempre fuiste perezoso durante mucho tiempo, pero que sea muy importante para ti. Aparta tiempo de esta semana para dejarlo hecho.
- Identifica el temor que te impide alcanzar tus metas. Decide ahora mismo salir de tu zona de comodidad y no dejes que el temor te impida lograr lo mejor de ti.
Continúa con la Administración del tiempo, es hacer el mejor uso del tiempo para asegurar el logro de nuestras metas, lo que se reflejará en más satisfacción y en percepción de las capacidades personales. Por tanto para la gestión eficaz de nuestro tiempo habrá que:
• Establecer metas a corto, mediano y largo plazo.
• Cuando se fija una meta, al hacer las actividades y terminar te das cuenta que tienes la capacidad para lograr metas y ahora buscas nuevas metas.
• Hacer una lista de Tareas activas y reactivas.
• Establecer prioridades, importancia vs urgencia.
• Programar las tareas en función de objetivos y hacer el mejor uso de tu tiempo.
Fijar Objetivos, una vez que entras en el proceso de administración, sea en una empresa o en un trabajo puedes preguntarte acerca de tus objetivos lo siguiente:
1. ¿Se han logrado?
2. ¿Cuanto tiempo le dedico a lograrlo?
3. ¿Las actividades a realizar se pueden delegar?
4. ¿Las acciones están en función de resultados?
5. ¿Cuánto se interrumpe las actividades dirigida al objetivo principal?
Saber controlar el tiempo
El tiempo no se compra, detiene, regresa, acumula, estira, almacena…
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. Es lo más valioso que tenemos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Paradigmas del tiempo:
1. Mito de la actividad: La persona más llena de trabajo es la más eficiente
2. Mito del hombre de equipo: Cuanto más alto el nivel que se manejan los asuntos, tanto mejor.
3. Decisión Aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos
4. El indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que y trabajo 15 horas.
5. Ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles
6. Trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona, se nos echa encima
Resumen: La administración del tiempo
• No es la habilidad de exprimirle más horas al día
• No es triplicarse uno mismo
• No se trata de hacer más cosas
• ES CONCRETAR LO QUE ES MÁS IMPORTANTE
“Si hicieses una sola cosa que fuese a tener un efecto tremendamente positivo en tu vida de personal/profesional/estudio, ¿qué sería?”, dice Covey.
Técnicas para hacer más eficiente nuestro tiempo
1. Dedica de 15 a 20 minutos al final del día para planear el siguiente día: Busca hacerlo como un hábito, se dice que hacer durante 21 días una actividad se hace hábito. Enfoca las actividades, separar las importantes de las urgentes, No digas ¡Dios dirá mañana! Realmente analiza tus actividades.
2. Fija el objetivo del día.
3. Respeta lo planeado. Muy importante ser disciplinado
4. Aprende a decir NO a todas las actividades que no tengan un efecto directo en el resultado
5. Ten limpio y organizado el lugar de trabajo
6. Descubre en que malgastas el tiempo
7. Usa herramientas para organizarte (administrar del tiempo) e ir cumpliendo los pendientes ( Agenda, Smatphone, Palm o Correo)
8. Prioriza las actividades del día.
9. Aprende a delegar: No existe el Superman, el todólogo que pueda resolver cada parte del negocio. Las actividades alguien las tiene que hacer o aprender a hacerlas. Debemos aprender a confiar en las capacidades de las demás personas
10. Establecer rutinas
11. Fijar límites de tiempo
12. No gastar tiempo esperando
13. Ver los tiempos de lo que no depende directamente de mí, sino de otras personas.
«Las cosas importantes, rara vez requieren una acción inmediata. Si es así, son urgentes. Y son las cosas urgentes las que reclaman nuestra atención, nos presionan. Lo cierto es que muchas de las cosas urgentes son importantes sólo aparentemente.» Santi Rivas
Consejos útiles para establecer nuevos hábitos saludables en gestión del tiempo
–Tu Súper Lista: Es necesario tomar consciencia del “problema” para saber a qué te enfrentas. Por eso, empezar descubriendo en qué gastas tu tiempo actualmente te sorprenderá, te lo aseguro. Dedica sólo un día a escribir todas las cosas que haces, apuntando al lado el tiempo que has destinado a cada tarea. Al final del día, no te podrás creer todo lo que has sido capaz de hacer. El problema no suele estar en las cosas que hacemos (normalmente muchas) si no en si estamos haciendo las cosas más urgentes e importantes o no.
–Los 5 Minutos Mágicos: Antes de encender tu ordenador o coger tu coche para ir a ver a un cliente, dedícate 5 minutos y escribe tus 3 grandes objetivos para el día. Evita esas listas largas interminables que cuando las acabas dan ganas de salir corriendo. Sólo tres objetivos, así estarás focalizado. Es muy importante que los escribas, no sólo los pienses ya que al escribirlos empiezas a darles vida. Les llamo mágicos porque aunque no lo parezca, hacen magia ya que te permiten ahorrar muchos minutos después. No te estreses, si cuando acabes con esos 3 objetivos te sobra tiempo, celébralo tomándote un respiro y vuelve a planificar el resto de tu día de la misma forma.
–La matriz del URGENTE/IMPORTANTE o de Eisenhower: Si tienes muchas cosas que hacer y los 5 Minutos Mágicos no te permiten separar el grano de la paja (lo importante de lo urgente), una gran herramienta es la matriz de Eisenhower. Dwight Eisenhower, presidente de EEUU durante los años 50, utilizaba esta matriz para clarificar sus prioridades y muchos expertos la consideran muy efectiva. (Como Steven Covey en Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz)
–Conoce tus ciclos energéticos: Tuve una jefa que cuando se sentía más enérgica y despierta era a las 7 de la tarde, cuando todo el equipo ya habíamos perdido gran parte de nuestra energía y pensábamos más en llegar a casa que en trabajar. Ella decía que era un animal nocturno, que se sentía mucho mejor por la tarde-noche que por la mañana así que dejaba muchas cosas importantes para ese momento del día. Tú te conoces mejor que nadie y sabes cuando estás más despierto para hacer lo que exige más concentración y cuando menos para hacer tareas más “rutinarias”, así que planifica tu carga de trabajo en función de eso.
–Recuerda sobre todo eliminar los ladrones del tiempo: Es todo lo que te impide conseguir tus objetivos de la forma más efectiva posible. Hay muchos, pero destacaré 6:
a) Tú mismo: Puedes ser tu mayor enemigo teniendo un lugar de trabajo desordenado, teniendo tendencia al perfeccionismo, trabajando sin planificación, distrayéndote con una mosca,…
b) Los cotilleos: No pongo en duda que el trabajo es un lugar social y compartir momentos divertidos con tus compañeros es bueno y además necesario. Sin embargo, pregúntate ¿si uso este valioso tiempo para cotillear o criticar a otros compañeros, estoy haciendo el mejor uso de mi tiempo?
c) No saber decir NO: Hay que ser muy claro. Tú eres el dueño de planificar tu tiempo, así que tú tienes el poder para decir que NO cuando no puedes hacer algo. Hay que decirlo de una forma suave y explicando los motivos para que la otra persona entienda que no es nada contra él. Si tienes que dirigirte a tu jefe, muéstrale como te habías organizado y consensua con él una nueva planificación si lo que te ha pedido es más urgente e importante que lo que tenías planificado.
d) La impuntualidad: Sé puntual y exige puntualidad. Tú tiempo es igual de importante que el de los demás, así que intenta llegar un poco antes siempre que puedas y si te vas a retrasar avisa con antelación.
e) Pensar antes de hablar o escribir: ¿Qué quiero decir? ¿Cuál es el mensaje que quiero que llegue cuando hable o me lean? Habla y escribe menos, sé directo
f) Reunionitis: Dícese de la mala costumbre existente en muchas empresas de reunirse para todo. Pregúntate ¿podría resolverse con una llamada? ¿es necesario que vaya? ¿podría utilizar el sistema de videoconferencia? Si la respuesta es sí, prepara la reunión con anticipación, fíjate un límite de tiempo para ajustarte a él y trata de minimizar las conversaciones intrascendentes
g) Planificar en tu día un tiempo para cosas inesperadas: Siempre surgen cosas urgentes que no puedes anticipar. Sabiéndolo, planifica de antemano un hueco en tu agenda para afrontarlas
Por último, hay que tener en cuenta las “Leyes de Gestión del Tiempo” universales:
1. Ley de PARETO: “El 20 % de lo que haces genera el 80% de los resultados”
2. Ley de PARKINSON: “Cualquier trabajo se expande hasta agotar el tiempo destinado a que se haga”
3. Ley de PERLS: “El 70 % de lo que nos preocupa ya ha ocurrido o nunca llegará a ocurrir”
Considero que el tiempo es el bien más valioso que existe, mucho más que el dinero.
Fíjate como muchas personas llegan al ocaso de sus días y se dan cuenta de que han dedicado mucho tiempo a hacer dinero y poco a estar más tiempo con su familia, con sus amigos, con su perro o simplemente tranquilo consigo mismo viendo una puesta de sol.
Ese tiempo no vuelve y ahí es cuando con el dinero que tienes te das cuenta que no puedes comprar tiempo a la vida.
No me malinterpretes, considero el trabajo como algo importantísimo en nuestras vidas y hay que asumir las responsabilidades que tienes con dedicación y compromiso. Pero como escuché decir hace poco “nunca nadie a punto de morir se ha arrepentido de dedicarle menos tiempo al trabajo”.
¿Qué estrategias te funcionan a ti para organizarte mejor?
Fuentes:
http://psicologos.mx/los-10-ladrones-de-tu-energia-y-como-evitarlos.php
http://crecimiento-personal.innatia.com/c-como-subir-el-animo/a-los-ladrones-de-energia.html
http://www.impulsoconsultores.pe/manejando-tiempo-a-favor-urgente-vs-importante-mype-pyme/
http://otra-vision.com/tag/gestion/
http://blogs.montevideo.com.uy/blognoticia_29717_1.html
http://www.daccoaching.com/2010/07/organizando-y-ganando.html
http://www.synergiafinance.com/importante-vs-urgente.html
http://coachingandsafety.blogspot.com.es/2013/01/importante-vs-urgente-manejo-del-tiempo.html
http://wasanga.com/airuegas/2013/05/
http://cursoadoslecentes-mergonzalez21.blogspot.com.es/2011/03/habito-3-poner-primero-lo-primero.html
http://ritatonellicoach.com.ar/importante-urgente/
http://carlesbenet.com/5-estrategias-para-administrar-mejor-tu-tiempo-en-el-trabajo/
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